De licentie is gekoppeld aan een specialisme/vakgroep. Per specialisme is het aantal accounts, patiënten, vragenlijsten, meetmomenten, rapportages, support, etc. onbeperkt.
Let op: op sommige gevalideerde vragenlijsten berust een licentie, vaak is het gebruik door zorginstellingen hiervan gratis, echter moet dit wel bij de ontwikkelaar van de vragenlijst aangevraagd worden.
OnlinePROMS kan op meerdere manieren aan de meeste EPD’s worden gekoppeld. Standaard leveren we een Webviewer (inzage in de gegevens van een patiënt in tekst, getallen en grafieken) die gebruikt kan worden binnen het bestaande EPD. Daarnaast leveren we een API koppeling om ruwe data uit te wisselen tussen de systemen. We zijn hierbij wel afhankelijk van het EPD en de interne IT afdeling - maar vanuit onze kant bieden wij deze mogelijkheid aan.
Binnen OnlinePROMs zijn er diverse rapportage mogelijkheden beschikbaar. Zo kun je per vraag de antwoordverdeling zien of kun je in een overzicht de totaalscores voor een gehele behandeling zien. Daarnaast is er ook een PREMs dashboard beschikbaar en een mogelijkheid om je rapportages met een druk op de knop te exporteren als PDF. Uiteraard kun je, ten alle tijden, ruwe data exports uit het systeem halen. Welke dan weer gebruikt kunnen worden in programma’s als Excel of SPSS.
De PREM MSZ kan als een extra meetmoment toegevoegd worden in bestaande trajecten als een extra meetmoment. Aan dit extra meetmoment koppelen we dan de, door Zorgverzekeraars Nederland opgestelde, PREMs-vragenlijst. Daarnaast passen we een extra ‘beveiligingslaag’ toe op de PREMs vragenlijst en de bijbehorende antwoorden. De antwoorden dienen namelijk anoniem te worden opgeslagen. Om deze reden zijn de resultaten enkel inzichtelijk zijn op groepsniveau en bij meer dan 10 respondenten.
Ja dit kan. OnlinePROMS bevat een importmogelijkheid voor ruwe data en een duidelijke wizard zodat je de import zelf kunt uitvoeren. Ook is het mogelijk om patiënten te importeren of een import voor overleden patiënten uit te voeren zodat deze worden gedeactiveerd in het systeem.
Er wordt een zogeheten ‘Kickoff’ verzorgd om medewerkers bekend te maken met het systeem én de workflow optimaal aan te laten sluiten bij de interne processen.
Bij het starten met de metingen bij een nieuwe vakgroep/specialisme wordt de omgeving opgezet, de vragenlijsten ingevoerd, artsen en locaties ingevoerd en de meettrajecten geactiveerd. Daarnaast wordt er een zogeheten ‘Kickoff’ op locatie verzorgd om medewerkers bekend te maken met het systeem én de workflow optimaal aan te laten sluiten bij de interne processen.
Op patiëntniveau als tabel (verloop van scores op iedere vragenlijst, per meetmoment), grafiek met waarden door de tijd, overzicht van alle gestelde vragen en de gegeven antwoorden. Zowel op het scherm als in pdf-vorm.
Op groepsniveau ook als tabellen en grafieken, met filters op datum, arts, locatie, etc. Ook kunnen antwoorden op vragen als filter ingesteld worden: vergelijk iedereen die pijnscore heeft op baseline tussen 6 en 10, met de groep met een pijnscore tussen 0 en 6. Of: vergelijk iedereen die rookt met iedereen die niet rook. Alle filters zijn te combineren, zelf op te slaan en vervolgens als filter-set op te slaan.
Ja, zowel in de spreekkamer als via een rapportage die zij ontvangen na afloop van de deelname aan de vragenlijst.
Ja, in de patiëntrapportage worden deze referentiewaardes weergegeven indien deze zijn ingesteld in het evaluatiemoment.
Ja. Dat kan op 2 manieren: door de PROMS-data toe te voegen aan de klinische data (bijvoorbeeld analyses in SPSS met onderzoeksdata) OF door de klinische data toe te voegen aan OnlinePROMS (bijvoorbeeld fysiotherapie metingen). Binnen OnlinePROMS kunnen namelijk klinische vragenlijsten worden afgenomen per patiënt.
Ja, voor een deel. De vorm van de rapportages staat redelijk vast. De inhoud en gecombineerde filters zijn altijd zelf instelbaar.
Ja. Mocht je vragen hebben over het instellen van geavanceerde filters, of hoe bepaalde rapportages werken, dan helpen we je daar kosteloos bij.
Ja dit kan. Je kunt ons de vragenlijsten toesturen die jullie graag uit willen vragen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een eigen PTO lijst (Patient Tevredenheids Onderzoek) of een studie. Ook kun je zelf eenvoudig vragenlijsten inbouwen die vervolgens via OnlinePROMS uitgevraagd kunnen worden.
Dit valt standaard binnen de overeenkomst. Let op: platformen zoals LROI stellen je in staat om online en geautomatiseerd aan te leveren, dit hebben wij geïntegreerd in OnlinePROMS waardoor je heel gemakkelijk periodiek data bij de LROI aan kunt leveren.
Bij andere registraties dient men 1 of 2 keer per jaar een Excel bestand te uploaden. Dat uploaden moet door de zorginstelling zelf gebeuren, wij hebben geen toegang tot de ziekenhuisomgeving bij derde partijen. We kunnen eventueel wel ondersteunen bij het opstellen van dit Excel bestand.
Ja, de gehele omgeving waarin de vragenlijsten worden uitgevraagd leveren wij standaard op in de huisstijl van de zorginstelling.
Ja, ook alle berichten zoals uitnodigingen en/of herinneringen maar ook patiëntrapportages zijn geheel in de juiste huisstijl vormgegeven.
Ja, indien we dit instellen. Standaard worden de berichten vanuit een e-mailadres van OnlinePROMS verstuurd.
Let op: Wil je als afzender een adres van de zorginstelling gebruiken? Dan moet de zorginstelling het IP-adres van onze mailserver toevoegen aan de MX records (DNS instelling), anders worden de berichten in veel gevallen als SPAM gezien. Doorgaans kan een IT afdeling dit soort instellingen aanpassen.
Ja, we bieden een groot aantal verplichte lijsten aan die voor landelijke richtlijnen moeten worden afgenomen. Voorbeelden hiervan zijn NOV-lijsten voor Orthopedie, de NVA-lijsten voor Pijngeneeskunde en EORTC- en/of ICHOM-lijsten voor Oncologie. Verder bieden we de PREMs MSZ lijst aan die wordt voorgeschreven door Zorgverzekeraars Nederland.
Dat verschilt per vragenlijst. Voor veel vragenlijsten geldt dat deze altijd kosteloos ingezet kunnen worden. Voor sommige vragenlijsten geldt dat deze een kosteloze licentie behoeven, welke door het ziekenhuis aangevraagd dient worden. Tot slot is er een categorie vragenlijsten waar altijd een licentie voor afgenomen dient worden en welke bijvoorbeeld naar rato van het aantal patiënten duurder wordt.
Ja, extra vragen kunnen altijd kosteloos toegevoegd worden binnen een licentie. Vaak zal dit gebeuren in de vorm van een extra aanvullende vragenlijst. Dit omdat aan veel wetenschappelijk gevalideerde lijsten niet zomaar vragen toegevoegd of verwijderd mogen worden.
Ja.
Ja.
Ja. Sinds 2019 hebben we de CAT (Computer Adaptive Testing) concepten van de DFPG (Dutch Flemish Promise Group) beschikbaar in OnlinePROMS. Dat betekent dat je gebruik kunt maken van de concepten zelf gerapporteerde gezondheid, lichamelijke gezondheid, geestelijke gezondheid, en sociale gezondheid. Daarbinnen zijn dan verschillende itembanken beschikbaar, zoals fysieke gezondheid, belemmeringen door pijn, angst en depressie, etc.
Het mooie en unieke van deze integratie is dat de CAT-PROMISE vragenlijsten kunt gebruiken in combinatie met klassieke vragenlijsten.
Dit gebeurt wel bij landelijke richtlijnen, maar niet standaard bij vragenlijsten. Wanneer er al meerdere jaren follow-ups gegenereerd zijn binnen een bepaald meettraject, kan de onderzoeker ervoor kiezen om tussentijds niet over te willen stappen naar de nieuwste versie van de vragenlijsten, omdat deze dan in mindere mate bruikbaar zijn in analyses.
Voor veel wetenschappelijk gevalideerde lijsten hebben wij de Engelstalige versies ingebouwd in OnlinePROMS. Mocht er toch een ontbreken, dan dient deze (net als nieuwe lijsten) aangeleverd te worden. Wij zullen deze vervolgens kosteloos inbouwen.
Ja, uitnodigingen worden automatisch verstuurd wanneer een meetmoment aanbreekt. Ditzelfde geldt voor herinneringen.
Dat is mogelijk. OnlinePROMS wordt standaard geleverd met een API/webviewer waarmee het mogelijk is om patiënten direct vanuit het EPD aan te maken in het systeem. Hiervoor is echter ook een stukje maatwerk software benodigd vanuit de leverancier van het EPD.
Ja, tegen meerprijs. We werken hierbij samen met Messagebird als SMS-platform. De kosten bedragen ca. 7 eurocent per SMS. Ook kan worden ingesteld dat herinneringen standaard per SMS verstuurd worden.
Ja, wanneer een patiënt geen e-mailadres heeft, wordt er een papieren vragenlijst klaargezet. Deze wordt niet standaard naar de patiënt verzonden. Indien dit gewenst is, wordt een koppeling gemaakt met bedrijven zoals Mailstreet of Daat Onderzoek. Zij kunnen dan bijvoorbeeld wekelijks de vragenlijsten per post versturen. De ervaring leert dat deze vragenlijsten echter duur zijn qua verwerking en verzending. Ook zijn ze vaak onvolledig. In sommige gevallen is het mogelijk om patiënten de vragenlijsten in te laten vullen op de poli, tijdens het eerste bezoek en/of de controle afspraken.
Ja, de berichten worden gekoppeld aan een meettraject waardoor op vooraf vastgestelde momenten, de berichten automatisch worden verstuurd.
Ja.
Ja. OnlinePROMs kan zo worden ingericht dat vragenlijsten direct op de Poli ingevuld kunnen worden. Het enige dat hiervoor door de zorginstelling geregeld dient te worden is een PC of iPad waarmee de vragenlijsten kunnen worden afgenomen.
Ja.
Ja dit kan. Technisch gezien is een PREMS-vragenlijst immers ook gewoon een vragenlijst, waarvan er ongelimiteerd veel ingezet kunnen worden. Binnen OnlinePROMS hebben we echter ook een speciaal PREMS-dashboard ontwikkeld (zie screenshot). Wanneer het ziekenhuis hier, op enig moment, gebruikt van wil maken, staat hier een meerprijs tegenover.
Ja, ook hiervoor geldt geen limiet. Wel geldt een licentie slechts voor 1 specialisme, maar binnen licentie kunnen een ongelimiteerd aantal vragenlijsten worden uitgezet.
Wij zijn ISO27001, ISO9001 en NEN7510 gecertificeerd. ISO9001 is een vereiste wanneer je ook PREMs uitvoert voor ziekenhuizen. Onze software wordt jaarlijks door Deloitte gecontroleerd op beveiliging. Zij zijn ook onze partner op het gebied van privacy en compliance.
Ja, het dashboard toont een beknopt overzicht van de belangrijkste statistieken uit OnlinePROMS. Verder bevat het ook een ‘Acties’ gedeelte met verschillende onderwerpen die aandacht of een actie behoeven.
Ja, signaleringen kunnen worden ingesteld op een bepaalde score of wanneer er een bepaald antwoord wordt gegeven. De signaleringen worden weergegeven op het Dashboard in OnlinePROMS. Ook kan worden ingesteld dat er een melding naar een beheerder wordt verstuurd, wanneer een signalering wordt afgegeven.
Ja dit is mogelijk. Grenswaarden voor signaleringen kunnen op vraagniveau worden ingesteld. Bijvoorbeeld op Kwaliteit van Leven vragenlijsten.
Ja. We hebben een uitgebreide data export ingebouwd in OnlinePROMS. Hiermee kan alle data worden geëxporteerd om vervolgens in SPSS gebruikt te worden.
We kunnen automatische notificaties verzenden naar bepaalde beheerders wanneer een patiënt hoger of lager dan een vooraf ingestelde waarde scoort. Deze drempelwaarden kunnen ingesteld worden op vraag- of vragenlijstniveau. Deze notificaties kunnen door middel van een e-mail naar een of meerdere beheerders gestuurd worden en/of worden getoond op het Dashboard in het onderdeel ‘Notificaties’